Un método Sencillo para mantener tu escritorio limpio de 'cosas'

La semana pasada hablé en una conferencia de un departamento de Mercadotecnia multi-marcas muy ocupado, acerca de cómo administrar su ambiente de la oficina y sobrecarga de papel e información. Puesto que su gerente había leído "Consiguiendo control en la Guerra del Papel - Administrando la Información en la Oficina Moderna (Getting a Grip on the Paper War - Managing information in the modern office) el año pasado ella había estado tratando de convertir a su personal, pero decidió, cuando se perdió el libro en el escritorio de alguien, que me debía traer para ayudar a reforzar el mensaje.

Pregunté: '¿Quién tiene buena opinión de sí mismo como ordenado u organizado...' (antes de terminar la pregunta, la mayoría de las manos se levantaron) ... con sus escritoros?'.

Una carcajada circundó la habitación, y la mayoría de las manos se bajaron, y alguna gente se veía apenada.

Esa es una respuesta típica. A la mayoría de los profesionales, especialmente los altamente educados, no se les ha enseñado métodos simples para mentener su escritorio domado, de forma que se pierde de un maravilloso reductor de estrés, un escritorio limpio.

A mí me parece tan obvio que se escapa al radar.

Y probablemente estés a punto de dirigirte viento arriba (o tal vez sea vient abajo para tí) de la estación de Navidad, entonces aquí, para ayudarte a atravezar la masa de 'cosas' que esperan por tu rápida atención, hay una muy sencilla técnica de administración del escritorio extraida del libro.

Trocea tus tareas de 'poner en el lugar apropiado'.

Un comportamiento muy poderoso de desarrollar es al hábito de 'poner en el lugar apropiado mientras avanzas', pero no dejes que te gobierne. Trocéalo.

¿Que quiero decir con esto?. Imagínate a tí mismo trabajando en tu escritorio. Terminas con una carpeta, o una hoja de la carpeta. Sabes que es un buen hábito poner las cosas en el lugar apropiado mientras avanzas, entonces te levantas, caminas al archivero y lo remplazas. O has pedido las tijeras de la recepcionista. Te ha amenazado de muerte si no se las regresas, de forma que al terminar haces lo que se te dijo. Entonces, si eres suertudo y no te distraes, de regreso al escritorio para comenzar con la siguiente actividad.

Dos cosas pueden suceder aquí.

Dedicas muchos minutos por día levantándote y sentándote, interrumpiendo la inercia que creaste en tu escritorio

Porque has completado algo y no has iniciado la siguiente tarea no hay una fuerza subliminal que te regrese al escritorio. Entonces te obligas a ser distraído por un pequeño desvío interesante, una carpeta que atrae tu atención o alguien que pasó caminando.

Para superar ese escenario, intenta este otro en su lugar. Terminas la tarea, y pones los materiales terminados ya sea en la punta más lejana de tu escritorio, fuera de tu rango visual inmediato, o talvez mejor, (siempre y cuando no cause un embotellamiento de tráfico) ponlos en el piso, junto o atrás de tu silla. La siguiente vez que te levantes, en vez de pisar el alboroto del piso, SIEMPRE te agachas, lo recojes y lo pones en su lugar apropiado.

Aprendí esta técnica como mamá, trantando de mantenerme sana criando seis niños. (¡Nunca, ni en mis sueños más locos, imaginé que iba a compartir esta técnica con gente de negocios!).

Mientras que los niños eran pequeños, (Y cualquiera que ha vivido con niños sabe que tienen una indiferencia profunda hacia el orden). Encontré que, en un impulso para mantener la casa viéndose un poco mejor que una zona de guerra, ¡Parecía utilizar todo el día poniendo las cosas en su lugar adecuado!. Eventualmente aprendí a hacer pilas 'para ser puestas en el lugar adecuado en otra habitación', junto a la puerta de cualquier habitación a la que entraba. Entonces mientras cruzaba la puerta, levantaba la pila, y rápidamente relampagueaba alrededor de la casa por la ruta más corta posible (implementando mi propio ejercicio de tiempos y movimientos) y ponía todo en su lugar más adecuado. Era mucho más eficiente que correr por toda la casa con cada cosa por separado.

Aplica la misma técnica en tu oficina, no importa que tan grande o pequeña, y ganarás grandes ahorros de tiempo. Puede parecer una forma un poco desordenada de trabajar, pero de hecho es muy eficiente.

A pesar que hay una pequeña demora, aún estás poniendo las cosas en su lugar adecuado mientras avanzas, - mientras están frescas en tu mente. Raramente pasan más de 30 minutos antes de poner la actual cosecha de 'cosas' en el lugar más apropiado.. Nunca teminarás con una pila intimidante de archivo (¡Y yo he visto montañas!). Al paso del año se ahorran muchas oras - no caminas innecesariamente. Si estás archivando no necesitas utilizar tu tiempo en re-familiarizarte con el objeto o el papel en la mano, pero no has interrumpido tu flujo de actividad.

En resumen - te ahorra utilizar 'el resto de tu vida natural' dando importancia a cosas menores.

Editor: Robyn Pearce robyn@gettingagripontime.com

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